Microsoft Word 2000เอกสารประกอบการสอน Package I

 Microsoft Word 2000

Mail Merge

ไพบูลย์  ใสยาวงศ์ เรียบเรียง


                Mail Merge  คือส่วนที่ช่วยทำงานเอกสารหลักเพียงชุดเดียว (เช่นจดหมาย ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น) เพื่อแทรกรายการต่างๆ ลงในเอกสารเช่น ชื่อ  ที่อยู่  หมายเลขโทรศัพท์  หมายเลขประจำตัว ฯลฯ  ซึ่ง Word จะทำเอกสารแยกออกมาสำหรับแต่ละรายชื่อหรือแต่ละรายการ ตามเอกสารต้นฉบับนั้น  Mail Merge จึงเรียกได้ว่าเป็นการทำจดหมายเวียน นั่นเอง

                การทำงาน Mail Merge จะต้องมีส่วนประกอบสองส่วนคือ เอกสารที่เป็นเอกสารต้นแบบหรือเอกสารหลัก (master)  กับเอกสารที่บรรจุข้อมูลที่เป็น field เพื่อที่จะแทรกลงไปในส่วนที่พึงประสงค์ของเอกสารหลักที่จะทำแยกออกมาเป็นเอกสารแต่ละชุด

                วิธีการสร้าง Mail Merge  ทำได้ดังนี้

1.      
mailmerge1

ใช้คำสั่งที่เมนูบาร์  Tools > Mail Merge  จะพบ dialogue box นี้

2.       โปรแกรมจะแนะนำให้ทำตามลำดับ 1 2 3 เมื่อคลิกที่ Create จะปรากฏตัวเลือกให้เลือกของชิ้นงานหลักต้นแบบที่จะสร้าง คือจดหมาย  แผ่นจ่าหน้าที่อยู่สำหรับปิดซองจดหมาย  ซองจดหมาย และอื่นๆ

mailmerge2

3.       ในลำดับแรกเราจะต้องสร้างเอกสารหลักก่อนว่าจะสร้างเอกสารเพื่องานอะไร โปรแกรมจะให้เลือกว่าจะสร้างเอกสารใหม่ขึ้นมาบนหน้า Window นี้ หรือจะสร้างโดยเปิด window ใหม่หรือเปิดจาก file ที่บันทึกไว้แล้วก็ได้

4.       เนื่องจากในการเปิดใช้งาน Mail Merge ครั้งแรกนี้เรายังไม่มีฐานข้อมูลของคนจำนวนมากที่จะส่งจดหมายเวียนออกไป เราจะเลือก Active window ก่อนเพื่อใช้สร้างฐานข้อมูล

mailmerge3

5.      
mailmerge4

จากนั้นโปรแกรมจะให้เข้าสู่ขึ้นที่สองของกระบวนการคือการทำโครงสร้างของข้อมูลของบุคคล

 


6.      
mailmerge5

คลิกที่ Get Data โปรแกรมจะถามว่า จะสร้างแหล่งข้อมูลในขณะนี้  เปิดแฟ้มข้อมูล ใช้รายชื่อจากสมุดรายชื่อ แต่ขณะนี้เรายังไม่มีรายชื่อข้อมูล จึงเลือก Create Data Source หรือสร้างแหล่งข้อมูลใหม่ก่อน  หน้า Dialogue Box ของการสร้างฐานข้อมูลก่อนจะปรากฏขึ้น ในส่วนนี้เราสามารถเลือกเอา field ของการเก็ยชื่อบาง field ที่ไม่ใช้ออกได้ ด้วยการ highlight ที่รายการ field แล้ว Remove field นั้นออกได้ จากนั้น OK จากนั้นเครื่องจะแสดงหน้า Dialogue box ของการบันทึกแฟ้มขึ้นมา  ให้ตั้งชื่อของชุดข้อมูลนี้ ควรตั้งชื่อให้มีความหมายในการเรียกใช้ได้ง่ายๆ  ด้วย เช่น  customer_data  เป็นต้น

7.      
mailmerge6

หลังจาก save แล้วโปรแกรมจะถามว่าขณะนี้ยังไม่มีข้อมูลอยู่ จะบันทึกข้อมูลบุคคลในฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นมาหรือไม่  ดังนั้นเมื่อเลือกบันทึกเพิ่มเติมข้อมูล (Edit Data Source) โปรแกรมก็จะสร้างแบบฟอร์มการบันทึกข้อมูลให้ลงรายละเอียด

mailmerge7

8.       การลงข้อมูลเมื่อบันทึกครบทุกรายการของรายชื่อแรกแล้วให้คลิกที่ Add  New หากจะดูรายการก่อนหน้า หลัง หรือไปรายชื่อแรก รายชื่อสุดท้าย กดที่ลูกศรตรงหมายเลขลำดับ record  เมื่อบันทึกรายชื่อเสร็จสิ้นแล้วคลิก OK

9.       หลังจากบันทึกรายชื่อเสร็จสิ้นให้จัดทำเอกสารจดหมายต้นแบบหรือเอกสารหลักที่จะเว้นช่องสำหรับใส่ข้อมูลรายบุคคล สำหรับการเรียกข้อมูลที่บันทึกมาใช้  ในขณะนั้นหากสังเกตุที่ Tool bars จะพบแถบของ Mail Merge ปรากฏขึ้นรอไว้แล้วเมื่อ click ที่ Insert Merge Field จบพบรายการ field ที่เราได้สร้างไว้

10.    เมื่อพิมพ์จดหมายเสร็จ  เราจะทำการ Merge ด้วยการนำ cursor ไปวางในตำแหน่งที่ต้องการข้อมูลจากฐานข้อมูลที่สร้างไว้แล้วคลิกเลือก field เช่นนำ cursor ไปวางหลังคำว่าเรียน แล้วคลิกเลือกที่ FirstName  ต่อด้วย LastName  ต่อไปวางที่หลังบริษัท คลิก Company  ไปจนหมดรายการ เมื่อวางรายการต่างๆ แล้วจะพบว่ามีชื่อ field นั้นๆ ปรากฏต่อท้าย

11.    เมื่อต้องการดูว่ามีการนำรายการต่างๆ ใน field มาลงไว้เป็นอย่างไร ให้ คลิกที่แถบเครื่องมือที่เป็นรูปนี้ mailmerge12  ก็จะพบชื่อของบุคคล ที่อยู่มาปรากฏในช่องที่เว้นไว้

12.    ในการจัดการกับการ Merge เอกสาร เราสามารถเลือกใช้ได้โดย

¨     Merge เอกสารทั้งหมดออกมาโดยบันทึกไว้ใน file ใหม่โดยที่เอกสารต้นแบบยังคงอยู่

¨    

Merge เอกสารทั้งหมดออกทาง printer โดยไม่มีการบันทึกเก็บไว้ใน file

¨     Merge เอกสารออกมาดูทั้งหมดทุกหน้าบน file ที่ทำงานอยู่ขณะนั้น

การ Merge ดังกล่าวทำได้โดยคลิกที่ Tool bars ในภาพ


                อนึ่ง  การสร้าง Data Source หรือฐานข้อมูลที่จะนำมาใช้ในการ Merge เอกสารนี้ เราสามารถสร้างไว้ก่อน หรือนำข้อมูลจากโปรแกรม Excel หรือ Access มาใช้ได้เป็นอย่างดี  วิธีการเรียกใช้ข้อมูลจากโปรแกรมดังกล่าวเราเรียกจากขั้นที่ 2 ของ Dialogue box Mail Merge Helper  โดยเรียกตรง Open Data Source จากนั้นไปเปิด file ข้อง Excel , Access ที่ได้ทำฐานข้อมูลไว้ ก็สามารถนำข้อมูลจาก field ต่างๆ มาใช้ได้เช่นกัน

 

 


Ref: http://floti.bell.ac.uk/msword/Mail_Merge/mail_merge.html